Sjekkliste for programlederen før du bestemmer deg for opplegget

Før du velger programleder eller skriver åpning, bør du kunne si i én setning hva seerne sitter igjen med. Det høres enkelt ut, men i kursene våre ser vi ofte at arrangøren har et tema og et navn, uten at noen har bestemt hva deltakerne skal forstå når sendingen er over. Programlederen kan ikke lede mot et mål som ikke finnes.

Skriv setningen ned og legg den øverst i manuset. Den skal kunne leses opp for gjestene uten at noen rynker pannen. Hvis to personer i organisasjonen formulerer den ulikt, er det et tegn på at forberedelsen må begynne her, ikke ved mikrofonen.

Sjekk også hvem som lytter. Et webinar for innkjøpere i kommuner krever et annet tempo og andre ord enn en samtale mellom fagfolk som kjenner hverandre fra før. Programlederen låner målgruppens språk, ikke sitt eget.

• Kan formålet sies i én setning?
• Vet alle i teamet hvem som er målgruppen?
• Er det et konkret utbytte for seeren?

Åpningen er den delen av sendingen programlederen kan forberede nesten helt. Den bør inneholde hvem som leder samtalen, hva som skal tas opp, hvem gjestene er og omtrent hvor lenge det varer. Alt dette sagt rolig, uten å lese opp en lang presentasjon.

Øv høyt, med klokke. Mange oppdager at en åpning som ser kort ut på papiret tar fire minutter å si. Kutt heller en bisetning for mye enn en for lite. Seere som venter på at samtalen skal begynne, mister gjerne tålmodigheten før første spørsmål er stilt.

Tenk også på de første ti sekundene. Hvis sendingen starter med teknisk småprat eller med at noen spør om lyden går, har du brukt opp god vilje. Avtal på forhånd hvem som sier det første ordet og hvem som gir tegn.

• Åpningen er tidtatt og under to minutter
• Gjestenes navn og roller er stavet riktig
• Første ord og første tegn er avtalt

Rekkefølgen på spørsmålene avgjør om samtalen oppleves som en tråd eller som en rekke løsrevne svar. Start med noe gjesten kan svare på uten å tenke lenge, og la de mer krevende spørsmålene komme når samtalen har funnet rytmen sin. Spar ikke det viktigste til siste minutt, for tiden forsvinner raskere enn man tror.

Skriv spørsmålene slik at de kan besvares konkret. «Hva synes du om digitalisering?» gir et svevende svar. «Hva endret dere først da dere gikk over til digitale møter?» gir noe seeren kan bruke. Ha gjerne ett oppfølgingsspørsmål klart for hvert hovedspørsmål.

Marker hvilke spørsmål som kan strykes hvis tiden knapper. Programlederen som vet hva som kan falle bort, ser rolig ut når klokken løper. Den som må velge i farten, ser stresset ut.

• Første spørsmål er lett å svare på
• Hvert spørsmål ber om et konkret eksempel
• Strykbare spørsmål er markert i manus

Tidsstyring handler ikke om å se på klokken hele tiden. Den handler om å ha lagt inn faste punkter underveis der programlederen vet hvor samtalen bør være. Del sendingen i tre eller fire deler, gi hver del et tidsrom, og skriv det synlig i manus der blikket naturlig faller.

Avtal et diskret signal med teknikeren eller produsenten. Det kan være en melding i en lukket kanal eller et kort tegn utenfor kamera. Uten et slikt signal blir programlederen alene om å oppdage at en gjest har snakket i åtte minutter om en sak som skulle ta tre.

Planlegg også hvordan en gjest avbrytes høflig. Det er en ferdighet som kan øves, og vi øver den i kursene med enkle formuleringer som å takke, oppsummere i én setning og gå videre.

• Sendingen er delt i deler med tidsrom
• Signal mellom programleder og teknikk er avtalt
• Høflig avbrytelse er øvd

En rolig programleder skaper en rolig samtale. Roen kommer sjelden av seg selv; den kommer av at man har øvd nok til at tankene er frie til å lytte. Gå gjennom pust, tempo og hvor man ser. Mange som leder webinarer ser på skjermen med deltakerne i stedet for i kameraet, og seerne merker det.

Ta en prøverunde i samme rom og med samme utstyr som skal brukes. Hør på opptaket etterpå, gjerne sammen med en kollega. Ofte er det småting som går igjen: for rask start på setningene, et fyllord, en vane med å gjenta gjestens svar ordrett.

Husk at gjestene også trenger ro. Si hva som skjer før kamera går, hvordan de tar ordet og hva de gjør om noe går galt. Det gjør hele samtalen lettere å lede.

• Prøverunde i samme rom og med samme utstyr
• Opptaket er hørt gjennom med en kollega
• Gjestene er orientert før start

Når punktene over er gått gjennom, ser du ofte hva som mangler. Kanskje har du en dyktig fagperson som aldri har ledet en samtale. Kanskje har du en vant programleder som trenger mer innsikt i temaet. Begge kan fungere, men forberedelsen ser ulik ut, og det er bedre å si det høyt enn å håpe.

Vurder også om det er riktig å la en kollega fra organisasjonen lede, eller om noen utenfra bør gjøre det. Den interne har kunnskap og tillit, men kan ha vanskelig for å stille kritiske spørsmål. Den eksterne er friere, men trenger mer bakgrunnsmateriale.

Sett til slutt av tid til øving i kalenderen, ikke bare til selve sendingen. En forberedelse som ikke har fått en fast plass, blir som regel det første som utgår.

• Rollen som leder er avklart og akseptert
• Behovet for øving er satt av i kalenderen