Hvor lang skal en gjesteintroduksjon være, og hva skal stå i den?

På nesten alle kurs kommer det samme spørsmålet innen første time: hvor lang skal introduksjonen av en gjest egentlig være? Svaret er sjelden et tall, men en retningslinje. Introduksjonen skal gi seerne akkurat nok til å forstå hvorfor denne personen sitter her, og ikke mer.

Mange programledere leser opp hele CV-en fordi det føles trygt. Resultatet er at gjesten venter, seerne mister tråden, og den første replikken fra gjesten må bruke tid på å rette opp inntrykket. En kortere introduksjon gir gjesten mer plass og samtalen et raskere driv.

I kurset om gjesteintroduksjoner og samtaleopplegg starter vi alltid med dette: introduksjonen er ikke en presentasjon av gjesten, men en forklaring til publikum på hvorfor temaet og personen hører sammen.

For et webinar eller en B2B-samtale på tretti til førti minutter fungerer en introduksjon på tjue til førti sekunder godt. Det tilsvarer tre til fem setninger når du leser i vanlig tempo. I et panel med flere gjester bør hver introduksjon være enda kortere, ellers bruker du de første fem minuttene på å presentere og ingen minutter på å snakke.

Lengden avhenger også av hvor kjent gjesten er for målgruppen. Er deltakerne fra samme bransje og kjenner personen fra før, holder en setning om hva hen skal snakke om i dag. Er gjesten ny for publikum, trenger de litt mer bakgrunn.

Øv med klokke. De fleste undervurderer hvor lenge de snakker, og tjue sekunder oppleves som ti når du står foran kamera.

• Enkelt webinar: tjue til førti sekunder per gjest
• Panel med flere gjester: ti til tjue sekunder hver
• Kjent gjest: én setning om dagens tema holder

En god introduksjon svarer på tre ting: hvem er personen, hva gjør hen som er relevant akkurat her, og hva skal vi få høre om. Alt annet er valgfritt. Tittel og arbeidssted kan nevnes kort, men fortell heller hva hen faktisk har arbeidet med.

Velg ett eller to forhold som støtter temaet. Har gjesten ti år bak seg i innkjøp og samtalen handler om leverandøroppfølging, er det innkjøpserfaringen som teller, ikke studiene eller hobbyene. Spør gjesten på forhånd hva hen vil at du skal si, og kort ned svaret.

Skriv introduksjonen ut på papir og les den høyt. Setninger som ser fine ut skrevet, blir ofte tunge å si. Kutt ledd, bytt ut lange ord og avslutt med navnet til gjesten, slik at overgangen blir naturlig.

• Hvem: navn og én relevant rolle
• Hvorfor her: det som knytter gjesten til temaet
• Hva nå: hva samtalen skal handle om

Introduksjonen er bare halve jobben. Det første spørsmålet bestemmer om gjesten kommer inn i samtalen med ro. Begynn med noe gjesten har svart på mange ganger og kan fortelle konkret om, for eksempel hva et vanlig prosjekt ser ut som fra innsiden.

Unngå åpne spørsmål som «fortell om deg selv». De inviterer til den lange CV-en du nettopp har kuttet. Still heller et spørsmål som krever et eksempel: hva var det første dere oppdaget da dere begynte å kartlegge dette?

Spørsmål som gir konkrete svar har ofte en tidsramme, en situasjon eller et valg i seg. Det gjør svaret lettere for gjesten å gi og lettere for seerne å forstå uten forkunnskaper.

Send gjesten en kort mail et par dager før sending med tema, tidsramme og de to tre spørsmålene du vil starte med. Be om å få bekreftet navn, uttale og tittel. Dette tar ti minutter og fjerner de fleste små feilene som irriterer i en direktesending.

Lag en lapp med introduksjonen og de første spørsmålene, og ha en reserve: ett ekstra spørsmål hvis gjesten svarer kort, og ett du kan hoppe over hvis tiden renner ut. Det er dette som gjør at du kan lytte i stedet for å lete etter neste linje.

Øv overgangen høyt sammen med noen. Be personen avbryte deg etter introduksjonen og svare kort, slik at du får prøvd å følge opp i stedet for bare å lese videre.

• Bekreft navn, uttale og tittel skriftlig
• Forbered ett reservespørsmål og ett som kan kuttes
• Øv første overgang med en medspiller

Nå som høstens webinarer og paneler er i gang, ser vi de samme feilene gå igjen. Introduksjonen leses for fort fordi programlederen er nervøs. Gjesten får to nesten like spørsmål etter hverandre. Eller introduksjonen forteller svaret før spørsmålet er stilt.

Det siste er lett å gjøre uten å merke det. Hvis du sier at gjesten har løst et problem på en overraskende måte, har du tatt fra gjesten fortellingen. Si heller at hen har arbeidet med problemet, og la hen fortelle hvordan.

Ta opp en prøveintroduksjon på telefonen og hør den en gang. Du vil høre tempo, fyllord og setninger som bør kortes ned, og det tar under fem minutter.