Hva betyr «åpning» og «overlevering» når du leder et webinar

Når vi på kursene snakker om forberedelse av programleder, dukker to ord opp i nesten hver øvelse: åpning og overlevering. De høres enkle ut, men deltakerne bruker ofte halve første kvelden på å bli enige om hva de egentlig betyr. Åpningen er de første tretti til nitti sekundene der programlederen sier hvem som sitter her, hva samtalen handler om og hva tilhørerne kan vente seg. Overleveringen er øyeblikket der ordet går fra programlederen til en gjest, eller fra en gjest til en annen.

Jeg forklarer dem som to dører. Åpningen er døren inn til programmet, overleveringen er dørene mellom rommene. Hvis døren inn står åpen og tydelig, vet tilhørerne hvor de er. Hvis dørene mellom rommene knirker, merker de det, selv om de ikke kan si hvorfor de mister interessen.

Begge deler kan øves. Det er det viktigste jeg vil si i denne teksten: ingen av dem krever en spesiell stemme eller sceneskrekk-fri natur, bare et par bevisste valg før opptaket starter.

En åpning har tre oppgaver. Den skal si hva programmet er, hvem som deltar og hva tilhøreren sitter igjen med hvis hun blir med til slutten. Den skal ikke være en oppsummering av alt som skal sies, og den skal ikke være en lang takk til arrangørene. Jeg ser ofte at programledere bruker de første minuttene på praktisk informasjon som kunne vært en tekstlinje på skjermen.

Et nyttig grep er å skrive åpningen ut i fulltekst, lese den høyt to ganger og deretter stryke en tredjedel. Det som blir igjen, er som regel det som faktisk bærer. Deretter øver du på å si den uten manus, med bare tre stikkord foran deg.

Tenk også på hvem som hører på. I et B2B-webinar sitter mange med halvt oppmerksomhet på en annen skjerm. Åpningen må derfor fange dem med en konkret setning, ikke med en generell velkomst som kunne passet til hvilket som helst program.

• Si hva programmet handler om i én setning
• Presenter gjestene med rolle, ikke med hele cv-en
• Fortell hva tilhøreren kan bruke etterpå
• Hold åpningen under ett minutt

Overleveringen er det mest undervurderte håndverket i en panelsamtale. En god overlevering har tre deler: en kort avslutning på det som nettopp ble sagt, en bro til det neste, og et tydelig spørsmål eller navn. Programlederen sier for eksempel at poenget om tidsbruk er klart, at det henger sammen med spørsmålet om ansvar, og så stiller hun det spørsmålet direkte til en navngitt gjest.

Den vanligste feilen er å ta ordet tilbake for å oppsummere for lenge. Da ender samtalen med programlederen som hovedperson. Den andre feilen er å gi ordet videre med et åpent «hva tenker dere?», som ofte gir tøvende stillhet på nett, der ingen kan se hvem som skal begynne.

Jeg ber deltakerne øve overleveringer isolert, uten innhold rundt. Vi tar tjue overleveringer på rad, bare for å høre hvordan de låter, og velger deretter ut de tre som føles mest naturlige.

Overleveringene blir bedre når spørsmålene står i en rekkefølge som gir mening. Jeg anbefaler å starte med et enkelt, konkret spørsmål som gjesten kan svare på uten å tenke lenge, og først deretter gå til de mer krevende. Det gir gjesten et rolig fotfeste og gir tilhørerne et inntrykk av at samtalen har retning.

I øvelsene våre skriver vi spørsmålene på kort, ett per kort, og legger dem i den rekkefølgen vi tror passer. Så bytter vi plass på to av dem og leser høyt igjen. Deltakerne merker nesten alltid at ett bytte ødelegger overgangen, og at et annet faktisk forbedrer den.

Kortene gir også en fordel under selve sendingen: du kan flytte dem, legge bort ett hvis tiden går, og beholde kontrollen uten å bla i et langt dokument.

Tid hører hjemme i overleveringen, ikke bare i rundownen. Programlederen som vet at et segment har åtte minutter, kan avrunde etter seks og gi ordet videre i tide. Den som mangler dette overblikket, må avbryte gjesten midt i en setning, og det oppleves hardt både for gjesten og for tilhørerne.

Vi anbefaler en liten klokke eller timer som er synlig for programlederen, men ikke for tilhørerne, og en avtalt måte å signalisere på. Det kan være et tegn fra produsenten eller en melding i en lukket kanal. Det avgjørende er at alle vet hva signalet betyr før sendingen starter.

Når tiden blir knapp, er det bedre å stryke et spørsmål enn å jage gjennom alle. Programlederen som tør å si «det tar vi ikke i dag» vinner ofte tillit hos tilhørerne.

Du trenger ikke studio for å trene. Sett deg foran en mikrofon eller bare telefonen, ta opp tre åpninger på hver 45 sekunder, og lytt til dem etterpå. Legg merke til hvor du haster, hvor du fyller med ord som «altså» og «liksom», og hvor setningene dine blir for lange.

Be en kollega være gjest og la henne svare kort på noen spørsmål. Øv overleveringer mellom henne og en tenkt tredje gjest. Be om tilbakemelding på ett punkt om gangen, ikke alt på én gang.

På kursene gjør vi akkurat dette i små grupper, med konkrete tilbakemeldinger fra instruktør. Poenget er å bygge vaner som holder når du sitter foran et ekte publikum og ingen kan stoppe opptaket.

• Ta opp deg selv og lytt etter fyllord
• Øv overleveringer uten innhold rundt
• Be om tilbakemelding på ett punkt om gangen
• Gjenta øvelsen med nye gjester og nye temaer