Gjesteintroduksjoner og samtaleopplegg: nytt kursmodulopplegg for høsten

Denne høsten har vi revidert modulen Gjesteintroduksjoner og samtaleopplegg. Innholdet er det samme i grunnen: du lærer å skrive presise introduksjoner av gjester og å forberede spørsmål som gir konkrete og forståelige svar. Det som har endret seg, er rekkefølgen og mengden øving. Deltakerne skriver nå sin første introduksjon allerede i første økt, før vi har snakket om teori, slik at vi har noe ekte å jobbe videre med.

Som instruktør for programlederforberedelse har jeg sett at de fleste sliter med det samme: introduksjonen blir for lang, eller den leser opp en CV i stedet for å gi tilhørerne en grunn til å høre etter. Den reviderte modulen tar tak i nettopp dette, med korte skriveøkter og tilbakemelding fra de andre i gruppen.

• Første introduksjon skrives i første økt
• Mer tid til skriving og høytlesing
• Tilbakemelding fra gruppen i hver økt

En god gjesteintroduksjon svarer på ett spørsmål: hvorfor skal akkurat denne personen snakke om akkurat dette temaet nå? Alt annet er pynt. I kurset øver vi på å velge to eller tre opplysninger som faktisk har med samtalen å gjøre, og å la resten ligge. Tittelen, arbeidsgiveren og en konkret erfaring er ofte nok.

Vi øver også på språket. Setninger som er skrevet for å leses opp, må være kortere enn setninger skrevet for å leses stille. Deltakerne leser introduksjonen høyt for en ny partner, og stryker alt som får dem til å snuble. Det er et enkelt grep, men det forandrer teksten mer enn de fleste venter, og det gjør programlederen tryggere i åpningen av sendingen.

Den andre halvdelen av modulen handler om samtaleopplegget. Et spørsmål som kan besvares med ja eller nei, gir sjelden noe til tilhørerne. Vi jobber med å formulere spørsmål som ber om et eksempel, en situasjon eller en avveining, for eksempel hva gjesten gjorde da planen ikke holdt, i stedet for om planen var god.

Deltakerne lager en spørsmålsliste for en tenkt B2B-samtale og sorterer den i tre grupper: åpningsspørsmål, kjernespørsmål og reservespørsmål. Rekkefølgen er viktig. Det letteste og mest konkrete kommer først, slik at gjesten kommer i gang, og de mer krevende spørsmålene vente til samtalen har funnet sin rytme. Reservespørsmålene bruker du bare hvis tiden tillater det.

• Åpningsspørsmål som får gjesten i gang
• Kjernespørsmål som ber om eksempler
• Reservespørsmål som kan droppes

Mange programledere glemmer at gjesten også trenger forberedelse. I modulen lærer du å sende en kort, tydelig henvendelse før sendingen: hva programmet handler om, hvor lang samtalen blir, og hvilke temaer dere kommer inn på. Du ber gjesten bekrefte hvordan navn og tittel skal skrives, slik at introduksjonen blir riktig fra første stund.

Vi øver også på den korte samtalen rett før sending. Der avklarer du hva gjesten helst vil snakke om, og om noe bør utelates. Det handler ikke om å ta spørsmålene fra gjesten, men om å unngå overraskelser som stjeler tid. Deltakerne får en enkel sjekkliste de kan ta med seg og tilpasse til egne programmer.

Modulen er bygget rundt korte øvelser. Du skriver, leser høyt, får tilbakemelding og skriver om. Hver økt avsluttes med at deltakerne har et ferdig dokument de kan bruke direkte: en introduksjon, en spørsmålsliste eller en forberedelsesmelding til gjesten. Vi bruker eksempler fra B2B-samtaler, fordi det er der de fleste av våre deltakere jobber.

Du trenger ingen forkunnskaper utover at du skal lede eller produsere samtaler i en organisasjon. Det hjelper å ta med et reelt tema du jobber med, men det er ikke et krav. Vi lover ikke bestemte resultater, men du går ut med et mer ryddig opplegg og mer trening i å følge det når sendingen går.

• Skriv, les høyt, få tilbakemelding, skriv om
• Ferdige dokumenter du kan bruke videre
• Ingen forkunnskaper utover interesse for samtaleledelse

Modulen passer for kommunikasjonsansvarlige, programledere og produsenter som lager webinarer, intervjuer og paneler. Den fungerer like godt for deg som leder din første samtale som for deg som har gjort det en stund og ønsker å stramme inn opplegget. Gruppene er små, slik at alle får tid til å lese og få svar.

Vi er opptatt av ærlighet i undervisningen. Du får konkrete tilbakemeldinger, også når en introduksjon ikke fungerer. Det er derfor vi holder øvelsene korte og gjentar dem: det er gjennom å skrive om at teksten blir bedre. Ta gjerne kontakt hvis du er usikker på om modulen passer for din rolle.